مدیریت پروژه ساختمانی یعنی چه؟
مدیریت پروژه ساختمانی یعنی بتوانیم منابع، زمان، هزینه، نیروی انسانی و فعالیت‌های پروژه را طوری هماهنگ کنیم که پروژه مطابق اهداف تعیین‌شده پیش برود.
در یک پروژه واقعی، همه چیز طبق برنامه اولیه پیش نمی‌رود. ممکن است یک مصالح دیر برسد، یک پیمانکار عقب بیفتد، نقشه تغییر کند یا یک فعالیت بیشتر از زمان پیش‌بینی‌شده طول بکشد. مسئله اصلی این نیست که هیچ مشکلی اتفاق نیفتد؛ مسئله این است که مشکل سریع شناسایی شود و برای آن تصمیم گرفته شود.
به همین دلیل مدیریت پروژه بیشتر از اینکه مجموعه‌ای از فرم‌ها و گزارش‌ها باشد، یک فرآیند دائمی برای برنامه‌ریزی، اجرا، اندازه‌گیری و اصلاحاست.
یک نکته مهم
هدف مدیریت پروژه این نیست که برای هر موضوع یک فرم و گزارش جدید درست کنیم. اگر یک گزارش یا فرآیند به تصمیم بهتر کمک نمی‌کند، احتمالاً باید ساده‌تر شود یا اصلاً حذف شود.
قبل از اجرا، پروژه را به کارهای مشخص تقسیم کنید
یکی از اشتباهات رایج این است که پروژه را یک کار بزرگ و یکپارچه ببینیم. مثلاً گفته شود «ساختمان را اجرا کنیم» یا «طبقه اول را تمام کنیم». این عبارات برای مدیریت پروژه بیش از حد کلی هستند.
برای مدیریت بهتر، پروژه باید به فعالیت‌های کوچک‌تر و قابل اندازه‌گیری تقسیم شود. این کار باعث می‌شود مشخص باشد چه کاری، توسط چه کسی، با چه منابعی و در چه زمانی باید انجام شود.
برای مثال، اجرای یک ساختمان را می‌توان به فعالیت‌هایی مثل تجهیز کارگاه، اجرای فونداسیون، آرماتوربندی، قالب‌بندی، بتن‌ریزی، اجرای ستون‌ها، اجرای تیرها و سقف، دیوارچینی و تأسیسات تقسیم کرد.
هرکدام از این فعالیت‌ها نیز می‌توانند به فعالیت‌های کوچک‌تر تقسیم شوند. هرچه فعالیت‌ها دقیق‌تر تعریف شوند، کنترل پیشرفت پروژه ساده‌تر خواهد بود.
چک‌لیست اجرایی
مثال در پروژه واقعی
مثلاً به‌جای اینکه در برنامه بنویسید «اجرای فونداسیون»، آن را به تجهیز محل، آرماتوربندی، قالب‌بندی، نصب میلگردهای انتظار، کنترل نهایی و بتن‌ریزی تقسیم کنید.
زمان‌بندی را واقعی بنویسید، نه خوش‌بینانه
برنامه زمانی زمانی ارزش دارد که بتوان از آن برای تصمیم‌گیری استفاده کرد. اگر مدت فعالیت‌ها بدون توجه به شرایط واقعی پروژه تعیین شود، برنامه خیلی زود از وضعیت واقعی فاصله می‌گیرد.
در یک پروژه ساختمانی فقط زمان اجرای مستقیم فعالیت مهم نیست. تأمین مصالح، آماده شدن جبهه کاری، هماهنگی نیروها، شرایط آب‌وهوا، تأخیر تأمین‌کننده و وابستگی فعالیت‌ها نیز روی زمان نهایی اثر می‌گذارند.
برای همین، هنگام زمان‌بندی باید مشخص باشد هر فعالیت به چه فعالیت‌هایی وابسته است. برای مثال، بتن‌ریزی سقف بدون تکمیل قالب‌بندی، آرماتوربندی و کنترل‌های قبل از بتن‌ریزی قابل انجام نیست.
همچنین نباید برنامه را فقط یک بار در ابتدای پروژه تهیه کرد و بعد کنار گذاشت. برنامه باید با پیشرفت واقعی پروژه مقایسه شود.
چک‌لیست اجرایی
مثال در پروژه واقعی
اگر قرار بوده آرماتوربندی سقف سه روز طول بکشد اما در روز سوم فقط ۶۰٪ کار انجام شده، صرفاً تغییر تاریخ پایان کافی نیست؛ باید مشخص شود چرا عقب افتاده: کمبود نیرو، تأخیر میلگرد، مشکل نقشه یا آماده نبودن جبهه کاری.
هزینه‌ها را از همان روز اول کنترل کنید
یکی از مشکلات رایج پروژه‌های ساختمانی این است که مدیر پروژه در پایان ماه متوجه می‌شود هزینه‌ها بیشتر از چیزی شده که انتظار داشته است. کنترل هزینه باید همزمان با اجرای پروژه انجام شود.
بودجه پروژه را می‌توان به بخش‌های مختلف مانند مصالح، نیروی انسانی، ماشین‌آلات، حمل‌ونقل، پیمانکاران جزء و هزینه‌های غیرمستقیم تقسیم کرد.
ثبت هزینه به‌تنهایی کافی نیست. باید هزینه واقعی با هزینه برنامه‌ریزی‌شده مقایسه شود. اگر برای خرید میلگرد مبلغ مشخصی پیش‌بینی شده اما هزینه واقعی بیشتر شده، باید علت اختلاف مشخص شود.
در پروژه‌های ساختمانی تغییر قیمت مصالح نیز می‌تواند روی هزینه نهایی اثر بگذارد. بنابراین بهتر است خریدها، مقادیر مصرف‌شده و موجودی مصالح مرتب کنترل شوند.
چک‌لیست اجرایی
مثال در پروژه واقعی
اگر برای اجرای یک بخش مقدار مشخصی میلگرد برآورد شده ولی مصرف واقعی بیشتر شده است، فقط مبلغ خرید اضافی را ثبت نکنید؛ ابتدا مشخص کنید علت افزایش مصرف چه بوده است. ممکن است مشکل از برآورد اولیه، پرت مصالح یا تغییر نقشه باشد.
مسئولیت‌ها را واضح کنید
در پروژه‌ای که مشخص نیست هر کار بر عهده چه کسی است، معمولاً مشکلات بین افراد جابه‌جا می‌شوند و بعضی کارها اصلاً انجام نمی‌شوند.
مدیریت پروژه فقط برنامه‌ریزی زمان و هزینه نیست؛ هماهنگ کردن افرادی است که برای اجرای پروژه با یکدیگر کار می‌کنند.
برای هر فعالیت باید مشخص باشد چه کسی مسئول انجام آن است و چه کسی باید نتیجه را تأیید یا کنترل کند. این موضوع به‌خصوص در پروژه‌هایی که چند پیمانکار جزء و گروه اجرایی همزمان فعالیت می‌کنند اهمیت دارد.
همچنین ارتباط بین دفتر، کارگاه، پیمانکاران، ناظر و تأمین‌کنندگان باید مشخص باشد. اطلاعات مهم پروژه نباید فقط در مکالمات شفاهی باقی بماند.
چک‌لیست اجرایی
مثال در پروژه واقعی
فرض کنید بتن‌ریزی فردا انجام می‌شود. باید مشخص باشد چه کسی سفارش بتن را پیگیری می‌کند، چه کسی قالب و آرماتور را کنترل می‌کند، چه کسی تجهیزات ویبره را آماده می‌کند و چه کسی اطلاعات بتن‌ریزی را ثبت می‌کند.
هر روز پروژه را با واقعیت مقایسه کنید
برنامه زمانی و بودجه زمانی مفید هستند که دائماً با وضعیت واقعی پروژه مقایسه شوند. بدون این حلقه کنترل، مدیر پروژه ممکن است زمانی متوجه مشکل شود که اصلاح آن هزینه زیادی داشته باشد.
کنترل پروژه به معنی تهیه گزارش‌های طولانی نیست. در بسیاری از پروژه‌ها یک گزارش کوتاه و منظم می‌تواند اطلاعات مهمی درباره وضعیت پروژه ارائه کند.
در گزارش روزانه یا هفتگی بهتر است حداقل مشخص باشد چه فعالیت‌هایی انجام شده‌اند، چه فعالیت‌هایی عقب هستند، چه منابعی مصرف شده‌اند و چه موانعی جلوی ادامه کار را گرفته‌اند.
مهم‌تر از ثبت مشکل، اقدام بعدی است. اگر فعالیتی عقب افتاده، باید مشخص شود برای جبران آن چه کاری قرار است انجام شود.
چک‌لیست اجرایی
مثال در پروژه واقعی
اگر اجرای یک طبقه طبق برنامه باید در ۲۰ روز تمام شود اما بعد از ۱۰ روز فقط ۳۰٪ پیشرفت داشته، این عدد باید باعث بررسی شود. شاید نیاز به افزایش نیروی اجرایی باشد، شاید مصالح دیر رسیده باشند یا شاید برنامه اولیه واقع‌بینانه نبوده است.
چک‌لیست روزانه مدیر پروژه
لازم نیست گزارش روزانه پیچیده باشد. همین چند سؤال می‌تواند تصویر مناسبی از وضعیت پروژه ایجاد کند.
اشتباهات رایج در مدیریت پروژه ساختمانی
بعضی مشکلات مدیریت پروژه از نبود ابزار ناشی نمی‌شوند؛ از این ناشی می‌شوند که فرآیند مدیریت بیش از حد پیچیده یا ناقص طراحی شده است.
برنامه‌ریزی بدون بررسی ظرفیت واقعی نیروها و منابع
ثبت نکردن تغییرات نقشه و تصمیم‌های مهم
بی‌توجهی به خرید و تأمین به‌موقع مصالح
کنترل نکردن هزینه‌ها تا پایان پروژه
نداشتن مسئول مشخص برای هر فعالیت
تمرکز فقط روی درصد پیشرفت و بی‌توجهی به علت عقب‌افتادگی
تهیه گزارش‌های زیاد بدون اینکه از اطلاعات آن‌ها برای تصمیم‌گیری استفاده شود
به‌روزرسانی نکردن برنامه بعد از تغییرات مهم پروژه
یک سیستم ساده برای کنترل پروژه
اگر بخواهیم تمام مطالب این مقاله را به یک فرآیند ساده تبدیل کنیم، می‌توانیم مدیریت پروژه را در یک چرخه تکرارشونده قرار دهیم:
برنامه‌ریزی
چه کاری باید انجام شود؟
اجرا
چه کاری در حال انجام است؟
اندازه‌گیری
چقدر از برنامه جلو رفته‌ایم؟
اصلاح
برای عقب‌افتادگی چه کاری انجام دهیم؟
این چرخه باید مرتب تکرار شود. اگر پروژه از برنامه عقب افتاد، فقط تاریخ پایان را تغییر ندهید؛ علت را پیدا کنید، اقدام اصلاحی تعریف کنید و دوباره وضعیت واقعی را اندازه‌گیری کنید.
مدیریت پروژه را در پروژه واقعی یاد بگیر
اگر می‌خواهی با فرآیند برنامه‌ریزی، کنترل زمان، مدیریت منابع و پیگیری پروژه‌های ساختمانی بیشتر آشنا شوی، دوره‌های آموزشی خشت آکادمی را ببین.
مشاهده دوره‌ها